为了进一步加强对高校学校固定资产的管理,提高使用效益,规范学院设备管理,使其更好地为教学、科研服务。学校固定资产管理主要涉及三大类,主要分为专控类政府采购项目、非专控类自行采购项目、招投标项目类(国内设备、进口设备)。依据《上海海洋大学固定资产管理暂行办法》、《上海海洋大学物资设备采购管理办法》,结合信息学院实际情况,特制订本办法。
信息学院固定资产管理操作规范如下:
一、固定资产验收:
需要做固定资产的设备(此处设备主要指仪器设备、包含软件,下同),采购到货后按照以下流程办理:
1.填写《上海海洋大学专控仪器设备验收单》或《上海海洋大学普通(零星)仪器设备、家具验收单》,由使用者本人签字;
2.登陆数字校园平台——资产管理信息系统填报固定资产登记信息;
3.到张程冬处签字进行固定资产设备实物验收;
4.拍摄一张较为清晰的设备正常使用的相片(需开箱拍照),带报账单、采购任务单、采购合同、发票、验收单等,到覃学标处签字进行固定资产备案登记,填写《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》;
5.到学校设备管理处做固定资产登记复核,领取固定资产入账单;
6.在校设备管理处复核后,到张程冬处贴固定资产标签;
7.交财务处报账。
注:设备处最新规定信息学院固定资产登记需有固定资产管理张程冬、实验设备管理覃学标签字后方生效。
分工与职责:
张程冬:设备实物验收、设备处固定资产贴标,年终固定资产对账、自查及审计。
覃学标:固定资产验收登记、备案。配合张程冬固定资产统计及贴标,年终固定资产对账、自查及审计。
裴丽娜:档案管理。
二、固定资产出入库流程:
1.入库备案登记:固定资产验收时,由覃学标和使用人共同登记的《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》,由备案登记人覃学标打印签字后,每月与实物验收人张程冬对账签字、实验室主任陈庆海签字,交院长审核,裴丽娜备案。
负责人:覃学标、张程冬、裴丽娜
2.出库:由使用人提出申请(填写《上海海洋大学信息学院仪器设备出库登记表》),专业实验室审核,实验室主任陈庆海签字,各部分分管负责人签字、院长签字后,找覃学标进行出库登记并填写《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》。《出库申请表》、《登记表(台账)》由覃学标复印后每月向张程冬、裴丽娜备案。
负责人:覃学标、张程冬
三、固定资产借用转移流程:
固定资产借用分为短期借用(一学期内)和长期借用(一学期以上),泛指在张程冬处及覃学标处,进行固定资产登记入账后,发生使用人或安置地点改变的固定资产,须办理固定资产借用转移手续。具体借用流程如下:
1.短期借用(一学期内)
填写《上海海洋大学信息学院实验室仪器设备借用申请表》经本人、分管部门负责人、院长签字后,到覃学标处作《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》备案登记使用人、安置地点更改,进行借用转移。
归还手续: 填写《上海海洋大学信息学院实验室仪器设备借用申请表(归还部分)》,到覃学标处作《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》备案登记使用人、安置地点更改,进行归还转移。
2.长期借用(一学期以上)
填写《上海海洋大学信息学院实验室仪器设备借用申请表》经本人、分管部门负责人、院长签字后,到张程冬处作学校设备处固定资产登记使用人、安置地点更改,打印新的使用人、安置地点资产标签,到覃学标处作《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》备案登记使用人、安置地点更改,进行借用转移,并粘贴新的使用人、安置地点资产标签。
归还手续:填写《上海海洋大学信息学院实验室仪器设备借用申请表(归还部分)》,到张程冬处作学校设备处固定资产登记使用人、安置地点更改,打印新的使用人、安置地点资产标签,到覃学标处作《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》备案登记使用人、安置地点更改,进行归还转移,并粘贴新的使用人、安置地点资产标签。
四、固定资产报废流程
固定资产报废条件:
按照《上海海洋大学仪器设备管理办法》第二十六条学校报废要求执行,凡符合该项仪器设备报废条件的,可作报废处理。
固定资产报废流程:
1.申请报废仪器设备,由所在部门填写仪器设备报废鉴定审批表(请见设备管理处网站下载不同金额类别的报废鉴定审批表http://sysb.shou.edu.cn/DownloadClass.asp?ChannelID=8&ClassID=11),交专业实验室。申请报废工作,原则上每年1次,一般安排在5-6月份。确实需要提前办理的,须经专业实验室同意。
2.审核报废仪器设备,专业实验室根据学校有关资产报废的办法进行审核,并上报学校主管部门批准。报废申请批准后,以实验室与设备管理处发放报废仪器设备通知书为准。
3.对批准报废的仪器设备,相关经办人应到专业实验室办理注销手续。专业实验室将统一回收、统一报实验室与设备管理处及学校相关部门,并按照学校国有资产管理规定处置,任何人未经许可不得私自处理残体。
由于纸质复印件保存年限有限,专业实验室负责电子存档工作,包括合同及现场验收设备电子档案等。专业实验室每月进行台账入档、每年底会进行合同清查与汇总,设备固定资产自查等工作。
负责人:陈庆海
本试行细则经二零一六年十一月八日党政联席会通过后执行。
本试行细则自公布之日起施行,相关条款由信息学院实验室负责解释。
信息学院
二零一六年十一月
附表1
上海海洋大学信息学院实验室仪器设备借用申请表
借用人(教师签字) | | 单位、地址 | | ||||||||
联系电话 | | | |||||||||
借用仪器信息(可增加行或附页) | |||||||||||
设备名称 | 资产编号 | 数量 | 所属实验室 | 房间 | 借用日期 | 拟归还日期 | |||||
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借用类型(可多选) | (A.科研项目;B.研究生培养;C.科创;D.教学) | ||||||||||
借用理由 | |||||||||||
支撑项目/课程 | | ||||||||||
项目编号 | | ||||||||||
实验室意见 | 签字: 年月日 | ||||||||||
分管相应业务的负责人意见 | 签字: 年月日 | ||||||||||
院长意见 | 签字: 年月日 | ||||||||||
设备归还验收情况(以下实验室人员填写) | |||||||||||
归还日期 | | 验收人 | | ||||||||
设备情况 | | ||||||||||
备注 | | ||||||||||
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借用须知:
1 仪器或器材必须爱护使用,不得损坏;院外使用器材的,必须经学院同意;
2 按照申请日期按时归还;若因学院实验教学临时需要的,应按通知时间归还;
3 不得将借用仪器或器材转接给任何第三方;
4 非实验教学等情况使用的,运行管理费用按照学校和学院相关管理办法执行;
5 丢失或损坏的,填写事故报告或技术报告,按照信息学院实验室相关管理条例赔偿;
附表2
上海海洋大学信息学院仪器设备入库登记表
档案编号:日期:
项目负责人 | | 项目名称 | |
项目编号 | | 安置地点 | |
数量 | | 资产总价值 | |
资金项目号 | | 验收相片编号 | |
验收人 | | 入库日期 | |
分管部门负责人意见 | | ||
实验室意见 | |
填写说明:1.填写本表后请逐条详细填写附表3《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》;2.本表与上海海洋大学信息学院实验室仪器设备借用登记表相对应;3.填写各类信息应同设备标签号相同;4.项目负责人应为教师。
附表3
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详见excel附件(附表2入库单中设备详细信息应逐条详细体现在本表中)
附表4
上海海洋大学信息学院仪器设备出库登记表
档案编号: 日期:
借用人(教师) | | 设备名称 | |
设备编号 | | 设备型号 | |
数量 | | 资产总价值 | |
发票号 | | 安置地点 | |
资金项目号 | | 验收相片编号 | |
主要用途 | | 备注 | |
实验室管理员 | | 出库日期 | |
分管部门负责人意见 | | ||
实验室意见 | | ||
院长 意见 | |
填写说明:1.本表与上海海洋大学信息学院实验室仪器设备借用登记表相对应;2.填写各类信息应同设备标签号相同;3.借用人应为教师。4.填写本表后请填写附表3《上海海洋大学信息学院仪器设备出入库登记表(台账)》